如何在工作中巧用AI
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生成式AI工具能让你在职场中先人一步——前提是你知道如何使用它们。

Cordilia James

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职场人士的压力与日俱增。客户那么多，你自己动手逐个回复——还是让人工智能(AI)来回复？那场会议，你是亲自参加——还是让会议机器人去参加？

根据皮尤研究中心(Pew Research Center)的数据，截至2024年2月，约有20%的成年受雇者表示在工作中使用过OpenAI的ChatGPT，这一比例高于一年前的8%。Adobe的一项调查显示，AI在工作中最受欢迎的用途是收集资料做研究、头脑风暴、撰写电子邮件初稿以及创建可视化效果和演示文稿。

咨询师们表示，在今后十年里，AI带来的生产力提升估计价值数万亿美元。许多公司都在鼓励员工接受和学习这些新工具。销售和营销、客户服务、软件工程和产品开发将成为获益最大的行业。对大多数职场人士来说，AI可以让恼人的日常工作略微轻松一些。

“如果你要把AI当作工具在工作中使用，”咨询公司麦肯锡(McKinsey)的高级合伙人、该公司技术委员会主席拉瑞娜·易(Lareina Yee)说，“你需要全面考虑AI能以哪些方式改变你的投入和产出。”

在工作中使用AI可能会让你遭到解雇——-或者至少是惹上麻烦。去年，法官制裁了一名利用ChatGPT生成的虚假案例的律师，一些公司也限制了AI的使用。

另一些公司和老板则鼓励员工多多利用AI，但你需要遵守一些指导原则。规则1：未经许可，不要将任何公司数据输入工具中。规则2：仅用AI来做你可以轻松核实的工作，而且一定要检查AI生成的结果。

ChatGPT是可以轻松尝试的AI工具。至少，3.5版是免费的——虽然每月收费20美元的ChatGPT Plus（其中包含GPT-4）可以生成质量更好的结果。你的公司可能已经在为谷歌(Google)或微软(Microsoft)的AI工具付费，所以可以从这些工具入手。

不管你是个体经营者还是在财富500强企业工作，AI都可以在下文介绍的四个领域助你一臂之力。我们分门别类地收集了最好用的开动口令（即“提示”）和最实用的技巧供你尝试。（在本指南中，我们将避免让AI给出建议或自行编造信息的场景）。

电子邮件

· 最酷的技巧：让AI总结有N次回复的邮件往来。

· 该做什么：自己动手为草稿润色，使行文更加自然。

· 不该做什么：使用不着边际的模糊提示——还有，不要过度使用校对工具。

电子邮件很烦人，但该写还是得写。AI可以让回复讯息变得轻松一些。

使用免费版微软Copilot或谷歌Gemini聊天机器人，输入提示，让AI工具写几句鼓励的话，请假，或者就其他一些主题生成邮件。短短几秒钟，你就有了能用的草稿，尽管有时看上去平淡一些。根据我们的测试，ChatGPT Plus一次就生成了令人印象深刻的结果。免费版ChatGPT效果还不错，但给出的细节不如订阅版丰富。

要在电子邮件服务中嵌入AI，你或你的雇主必须付费。Copilot Pro能帮助Outlook用户起草、校对和回复电子邮件，并总结较长的邮件往来，费用为每月20美元。如果你的公司付费购买了微软的企业版，Copilot还能参考保存在企业云中的文件。

谷歌One AI Premium方案的费用也是每月20美元，该方案将谷歌Gemini整合到Gmail个人账户中。电子邮件往来摘要功能即将推出，目前，你可以利用Help Me Write功能来起草和修改电子邮件。我们的测试显示，在独立使用的Gemini聊天机器人中输入提示，可以生成质量更好的结果。

Grammarly的高级生成式AI服务费用为一个月30美元或一年144美元。该服务可以在Windows或Mac电脑的大多数文本窗口中显示。你可以编写提示，自定义语气，并对日后的使用偏好进行设置。

提示示例：给我的直接下属史蒂夫写一封电子邮件，请他在我的日程表上找时间讨论下周我不在时他要做的项目。用友好但坚定的语气写，篇幅要短，不超过两段。

演示文稿

· 最酷的技巧：使用Copilot for Microsoft 365，将笔记转为PowerPoint。

· 该做什么：在PowerPoint里提示AI生成足够多的幻灯片元素，以提供有趣、独特的布局选项。

· 不该做什么：被糟糕的PowerPoint图片弄得灰心丧气——微软的Designer效果更好。

Copilot Pro可以帮助用户生成、组织和理解PowerPoint演示文稿。虽然只有企业用户才能向它投喂文件，以迅速创建更丰富的演示文稿，但Copilot Pro的用户可以提示机器人为幻灯片添加图片。

注意：必须一张一张地添加图片，如果使用独立的微软Designer生成图片，然后再将图片添加到演示文稿中，效果会更好。

嵌入PowerPoint中的Designer可根据演示文稿中的信息，提供独特的幻灯片布局。例如，如果你其中一张幻灯片上有一系列日期，Designer可能会利用这些已经插入的日期生成一个时间线。

谷歌Gemini的个人账户付费用户可以让这个机器人在谷歌的Slides应用中生成独特的背景和图片。（不过，不要让它生成人物形象，因为该功能之前由于对种族和民族特征的描绘不准确，招致了一些批评，谷歌随后禁用了这一功能）。谷歌的一名发言人表示，Gemini for Google Workspace的用户很快就可以提示机器人根据Gmail和Drive的内容创建幻灯片。

ChatGPT无法创建完整的演示文稿，但可以根据提示提供幻灯片文本。ChatGPT Plus可以根据上传的文件创建幻灯片段。我们让它把一份25页的PDF文档转成七张幻灯片，它为每张幻灯片编写了文本，包括两个建议标题和一个要点列表。

提示示例：生成一个粉色机器人在雨中跳舞的水彩效果图像。

摘要

· 最酷的技巧：从YouTube视频中提取要点，而无需观看视频。

· 该做什么：让聊天机器人用你能理解的方式解释复杂的话题或研究结果。

· 不该做什么：让机器人超负荷处理长视频或文件。

那些文件又啰嗦又乏味？没关系，聊天机器人喜欢它们。一些免费工具，比如微软Edge浏览器上的Copilot能够为网页、文章、PDF文档或你只来得及粗略浏览的其他资料做摘要。

ChatGPT只允许Plus订户上传文件。其他AI工具，比如Perplexity和Anthropic的Claude可以让你免费上传一些大小有限制的文件。打开Gemini聊天中的Google Workspace扩展程序，你可以找到Docs和Drive中的电子邮件和文件，让Gemini来总结你已经保存在那儿的信息。(注意：在我们的测试中，它犯了一些错误，比如虚构人名）。

Copilot、Gemini和其他机器人能够对有文字转写的视频进行总结并提供时间戳。Gemini用户需要在设置中打开YouTube扩展程序。Edge中的Copilot可以在YouTube或Vimeo页面打开的同时回答问题。

视频摘要可能不够准确或缺失要点，尤其是在视频长度超过30分钟的情况下。

提示示例：用项目符号列表的形式列出视频中讨论的五个要点。

会议

· 最酷的技巧：让机器人代你参加会议。

· 该做什么：对会议笔记中不清楚的地方进行交叉核对，向机器人询问以往会议的情况。

· 不该做什么：未经允许在公司会议中使用外部监听服务。

Otter.ai的OtterPilot可以加入Zoom或Google Meet上的会议，并帮你做笔记，即使你无法出席会议也没有关系。这款AI工具会生成文字转录和笔记，其中包括简要摘要、提纲和待办事项清单。如果你开会迟到了，它的聊天功能还能帮你补上错过的内容，并回顾以往会议的笔记。免费版每月仅提供300分钟的转录时长和20次聊天查询。高级版起价为一个月17美元或一年110美元。

我们对付费版进行测试时，Otter并不总能分辨出谁说了什么话，它还会忘记姓名并错认人。你可以查看转录的文字稿，对有疑问的地方进行核对。

Zoom现在为付费用户提供AI Companion功能。它可以对会议和冗长的聊天往来进行总结，通过头脑风暴形成创意，并按主题整理会议的要点。只有主持人才能启用AI Companion生成摘要，因此，如果你不是会议主持人，必须请主持人开启这项功能。

微软的企业用户可以利用Teams嵌入的Copilot来做笔记、总结聊天内容和回答问题。带有Gemini Enterprise或AI Meetings and Messaging插件的Gemini for Google Workspace账户也可以做笔记，并在会议期间和会后进行总结。

如果你的同事发现你没有参加会议，而是派了一个机器人来，你最好的回应可能是：“欢迎来到未来。”

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